Управление доставками, курьерами, транспортом

Ситуация

Транспортное сообщение между филиалами организации, отправка документов почтой, организация курьерской службы – эти несложные процессы часто вызывают различные затруднения на практике. Логисты или транспортники не до конца понимают цели и задачи своей деятельности, курьеры путаются в заданиях, посылках или контактной информации, сама информация или задания могут теряться в не отлаженном информационном пространстве внутри компании или производства. Как результат – нарушенные логистические цепочки, не вовремя доставленные важные документы, потеря времени на разбор и исправление ошибок.

Решение

Правильно организовать любую транспортно-логистическую схему или работу курьерской службы поможет Система Тоталити. Для решения подобных задач система Тоталити предоставляет широкий функционал с понятными любому пользователю интерфейсами и ресурсами.

В разделе «Проекты» формируется новая задача. Из предложенных шаблонов выбираем «транспорт». Заполняем регистрационные данные (наименование, подразделение и автор) и поручения по задаче: суть потребности (отправление или получение груза/посылки/документов), все контактные данные отправляющей и принимающей сторон (курьер, водитель, получатель или отправитель груза, или посылки).

Здесь же, в поручениях, можно расписать этапы выполнения задачи, если это требуется. Ниже указывается исполнитель и соисполнители задачи. Автором задачи здесь указываются сотрудники, непосредственно ответственные за решение данной задачи, или отдельных этапов задачи. Таким образом, в процесс решения задачи включаются сразу все сотрудники, имеющие к нему отношение. После заполнения всех первичных данных задача регистрируется и отправляется в работу, с уведомлением всех причастных сотрудников.

Система Тоталити позволяет, как подгружать к задаче любые необходимые файлы (фото и описание груза, посылки, скан-копии документов, счета на оплату и т.д.), так и вести обсуждение этапов выполнения задачи (раздел «Обсуждение»). Это исключает возникновение скрытых проблем при получении или отправлении грузов, или затягивания сроков решения задачи.

Управление доставками, курьерами, транспортом - Тоталити

Преимущества Тоталити

Такая организация транспортного, логистического сообщения или работы курьерской службы несёт в себе прямую выгоду всем службам предприятия, ответственным за решение подобных вопросов. Вся информация о перемещаемых грузах или документах находится в одной информационной среде, нет надобности искать эти данные в почте или мессенджерах.

Здесь же отображается информация об ответственных за выполнение задачи сотрудниках, и, при необходимости, руководитель службы или предприятия может без труда найти нужного сотрудника и задать интересующие его вопросы, или в самой системе, или с помощью любого вида связи (почта, телефон и т.д.). Как итог – качественное улучшение работы логистической, транспортной или курьерской службы предприятия.

Управление доставками, курьерами, транспортом

Ситуация

Решение

Преимущества Тоталити

Другие лайфхаки