Участие в конкурсных закупках имеет определенную специфику. Бывает так, что для участия в торгах необходимо предоставить заказчику перечень квалифицированных специалистов и данные об их образовании. Как оперативно собрать такую информацию?
Хорошо, если в кадровой службе есть электронная картотека сотрудников. В этом случае сотрудник, готовящий конкурсную заявку, обращается к кадровикам, они собирают и предоставляют ему нужную информацию.
Если же картотека сотрудников на бумажных носителях – процесс может затянуться. В любом случае, такой способ сбора информации о сотрудниках требует значительных временных затрат, кроме того взаимодействие между разными подразделениями организации, так же, может внести свои коррективы и еще дальше сдвинуть (а в худшем случае – сорвать) сроки подготовки конкурсной документации.
Оптимизировать процесс сбора данных о квалификации специалистов, для участия в конкурсных торгах поможет Система Тоталити. Её функционал содержит всю информацию о сотрудниках в одном модуле, и, при необходимости, можно получить её оперативно и просто. При этом, доступ к той или иной информации внутри Тоталити регламентируется и настраивается с помощью системы прав доступа.
Как правило, заказчик запрашивает данные об образовании сотрудников, их должностях и требует подтверждение этих данных соответствующими документами. Бывает, что заказчик, по каждому заявленному специалисту дополнительно требует предоставить согласие на обработку персональных данных, по шаблону Заказчика.
В таких шаблонах, как правило, необходимо заполнить ФИО, паспортные данные и адрес регистрации сотрудника. Все эти данные находятся в персональных карточках сотрудников, которые, в свою очередь, находятся в модуле «Организации» (раздел «Проекты»).
Для получения данных о сотрудниках достаточно войти в этот модуль. В карточке организации есть поле «Работники», где сформирован список карточек сотрудников, а в каждой карточке – персональные данные сотрудника и копии всех его документов (паспорт, диплом, трудовой договор и т.д.). Войдя в карточку нужного сотрудника можно получить персональную информацию, скачать копии необходимых документов, и внести всё это в конкурсную заявку.
В дальнейшем, при подготовке последующих конкурсных заявок, и получении от заказчиков аналогичных запросов по квалификации специалистов, ответственные сотрудники организации собирают нужную информацию по отработанной схеме, с помощью модуля «Организации», без задействования смежных подразделений и потерь времени.
Пользуясь Системой Тоталити, сотрудники, ответственные за конкурсные проекты, получают эффективный инструмент для подготовки конкурсной документации, включающий в себя все необходимые для этого ресурсы и возможности. Это безусловно помогает подготовиться к конкурсу максимально эффективно и увеличивает шансы организации на победу в конкурсе.