У каждого сотрудника компании бывают моменты, когда он планирует в рабочем графике важное событие (звонок или встречу с клиентом), но из-за большого объема поступающей и обрабатываемой информации забывает об этих событиях. К чему это может привести, объяснять нет необходимости. Срываются важные сделки, нарушаются договорённости, клиенты уходят к конкурентам, компания теряет прибыль.
Система Тоталити помогает настроить алгоритм напоминаний о любых важных событиях. В разделе «Проекты» формируем новую задачу, например, «переговоры с компанией Альфа». Заполняем регистрационные данные и текст поручения. Ниже выбирается исполнитель и соисполнители. Если задача формируется сотрудником под себя, то и исполнителем он может назначить только себя. Если решение задачи требует участия коллег – в строке «соисполнители» можно указать причастных сотрудников. После заполнения этих данных задача регистрируется в системе.
После регистрации автору задачи становится доступен раздел «напоминания». Это настраиваемая система автоматических напоминаний исполнителям задачи о важных событиях. Автор заполняет дату, время и текст напоминания. Выбирает способ оповещения (смс, e-mail) и нажимает «сохранить». В указанную дату и время исполнитель получает напоминание об этом важном событии.
Если необходимо запланировать несколько напоминаний, автору достаточно нажать на зеленую кнопку с плюсом. Появляется вторая строчка, где автор указывает дату, время и текст нового напоминания. Таким образом, автор задачи может сразу расписать напоминания обо всех важных событиях, в рамках задачи, и система будет отправлять их автоматически.
Настройка такой простой и удобной системы напоминаний позволяет сотрудникам не беспокоиться о потере информации или о своей забывчивости. Все события, которые будут учтены в Тоталити, будут проведены в срок, без потерь для самого сотрудника и организации.