Регулярные повторяющиеся задачи. Как структурировать ежедневные простые поручения?

Как наладить систему работы офис-менеджеров?

Ситуация

Любая компания, вне зависимости от рода её деятельности, сталкивается с простыми задачами, или вопросами, которые приходится решать с коротким интервалом времени – не реже, чем раз в неделю. Казалось бы, простые вопросы требуют простых решений, не влекут ни потерь времени, ни ошибок, не требуют контроля со стороны руководства.

Но на практике любая мелочь может стать «головной болью» для сотрудников и потребует к себе повышенного внимание, если её не структурировать. Например, такой простейший вопрос, как поливка цветов в офисе. Вроде нет ничего проще, но офис-менеджер может заболеть, уйти в отпуск или просто забыть. В итоге задача не выполняется, цветы вянут. На этом простом примере можно разобрать любую аналогичную ситуацию.

Решение

Система Тоталити помогает решать не только стратегические или долгосрочные задачи, но и структурировать рутинные вопросы. Делается это с помощью системы напоминаний. В разделе «Проекты» формируем новую задачу, например, «полив цветов в офисе». Заполняем регистрационные данные и текст поручения. Ниже выбирается исполнитель и соисполнители, и задача регистрируется в системе.

После регистрации автору задачи становится доступен раздел «напоминания». Это настраиваемая система автоматических напоминаний исполнителям задачи. Автор заполняет дату, время и текст напоминания. Выбирает способ оповещения (смс, e-mail) и нажимает «сохранить». Исполнители получают напоминание.

Для повторного напоминания, автору достаточно нажать на зеленую кнопку с плюсом. Автоматически дублируется текст напоминания, время (дата ставится текущая) и способ доставки напоминания. Автор задачи может сразу расписать график таких напоминаний на полгода-год вперед, и система будет отправлять их автоматически.

Регулярные повторяющиеся задачи. Как структурировать ежедневные простые поручения? - Тоталити

Преимущества Тоталити

Такой подход к структурированию даже самых простых задач позволяет сотрудникам экономить время на рутине и не забывать даже о самых мелких обязанностях. А руководителю организации нет необходимости лично контролировать или проверять исполнение простых, регулярных задач.