Организация процесса подготовки конкурсных заявок

Ситуация

Подготовка документации к конкурсным заявкам – процесс крайне ответственный и кропотливый. Для того, чтоб соответствовать требованиям к участникам конкурсных проектов, ответственным сотрудникам организаций приходится тщательно готовить каждый документ, выверять точность исполнения данных требований.

Как правило, это бремя ложится на плечи соответствующей службы внутри компании. К сожалению, очень часто бывает так, что процесс подготовки конкурсных заявок страдает от отсутствия структурированности. Это приводит к ошибкам и неточностям при подготовке документов, и, как следствие – срыву участия в конкурсных проектах.

Решение

Эффективно выстроить процесс подготовки конкурсных заявок поможет Система Тоталити. Функционал системы позволяет структурировать этот процесс, четко разграничить роли ответственных сотрудников и соблюсти сроки подготовки заявки и все необходимые условия для участия в конкурсном проекте.

В модуле «Задачи» регистрируем новую задачу. Из предложенных шаблонов выбираем «конкурс». В открывшемся окне заполняем регистрационную информацию: наименование задачи, организацию и автора. Ниже, в поле «поручения и требования» появляется пошаговая инструкция по подготовке документов, начиная с регистрации конкурса в системе и внесения всех первичных данных (участники, цены, условия и т.д.), и заканчивая отслеживанием результатов конкурса. Здесь же указывается и пошаговый процесс подготовки и заключения контракта, в случае победы в конкурсе. Все процессы расписаны по пунктам, с учетом любых тонкостей или важных моментов.

После заполнения всех данных, выбирается исполнитель и соисполнители задачи, устанавливаются сроки, и задача регистрируется в системе с уведомлением исполнителей. Далее начинается процесс подготовки конкурсной заявки. К задаче можно подгружать любые файлы или электронные версии документов, связанные с конкурсом, в ней же можно вести обсуждение важных моментов и возникающих вопросов.

Организация процесса подготовки конкурсных заявок - Тоталити

Преимущества Тоталити

Подготовка конкурсных заявок в Системе Тоталити выгодно отличается от общепринятых стандартов тем, что каждый участник процесса четко понимает свою задачу, сам процесс расписан пошагово, вся информация хранится в одном информационном поле. Консолидация усилий сотрудников приводит к эффективному результату, а в случае победы в конкурсе, контракты с партнерами заключаются без каких-либо промедлений.