Подготовка и проведение мероприятия

Как организовать проведение корпоративного мероприятия? Как провести выездное мероприятие?

Ситуация

Любая современная организация периодически сталкивается с задачами по подготовке и проведению различных мероприятий. Как правило, эти задачи решаются с привлечением сотрудников из различных отделов и служб предприятия (менеджеры, дизайнеры, бухгалтерия, транспортный отдел и т.д.).

Главной проблемой решения этих задач становится вопрос сбора воедино всех этих сотрудников, их действий и усилий. Кроме того, часто бывает, что одни сотрудники не знают, что делают их коллеги, и в итоге получается сумбур и потеря времени, вместо оперативного и четкого результата.

Решение

Система Тоталити позволяет оптимизировать решения задач по подготовке и проведению различных мероприятий. В разделе «Проекты» формируется новая задача. Заполняем регистрационные данные: наименование зачади, автора, подразделение/направление деятельности и поручения и требования к организации и проведению мероприятия.

Далее выбирается исполнитель задачи, соисполнители, сотрудники, которые должны быть в курсе процесса подготовки презентации (строка «к сведению»), сроки исполнения задачи, приоритеты и дополнительные условия. После внесения этих данных задача регистрируется и отправляется в работу.

Далее можно установить сроки решения задачи поэтапно, с возможностью установки дат напоминания. Исполнитель и все причастные сотрудники получают оповещение о своем участии в выполнении задачи и начинается процесс подготовки и решения всех сопутствующих вопросов.

Это могут быть, как мелкие поручения (заказ мелкого инвентаря, полиграфических или канцелярских товаров), так и более значимые (аренда помещения, организация транспортного обеспечения, логистики и т.д.). В качестве исполнителя и соисполнителей автор задачи может указать сразу всех сотрудников, которые должны быть задействованы в процессе решения задачи, то есть, они все сразу включаются в процесс.

Немаловажно и то, что в задачу можно загрузить любые нужные файлы: счета на оплату, макеты баннеров, буклетов и т.д. В разделе «обсуждение» идет процесс обсуждения и согласования всех важных или спорных моментов и сроков выполнения основных этапов задачи. Таким образом, каждый причастный сотрудник вносит свой посильный вклад в решение общей задачи.

По мере необходимости, на основании главной задачи могут создаваться и подчиненные задачи, связанные с решением любых побочных вопросов, в рамках выполнения главной задачи.

Подготовка и проведение мероприятия - Тоталити

Преимущества Тоталити

Использование функционала Тоталити для решения подобных задач несет в себе очевидные выгоды для коллектива организации. Каждый сотрудник четко понимает свою задачу, и знает, что от него требуется. Сроки выполнения задачи ясны и понятны, автор задачи может контролировать выполнение задачи в спокойном, рабочем режиме, исключая авралы или форс-мажорные ситуации. Кроме того, такой способ решения подобных задач служит укреплению корпоративного духа в компании.