Контрольный список дел (чек лист)

Управление рабочими вопросами и процессами в компании.
Как расписать поэтапный план мероприятия?
Как сделать ремонт в офисе?
Проблема:

Любая компания или предприятие ежедневно сталкивается с рабочими процессами или вопросами, которые невозможно решить за один или два дня. Долгосрочные процессы, например, сбор документов или данных для сдачи этапов проекта, подготовка различных отчетов для руководства или элементарный ремонт офиса может стать «головной болью» как для сотрудников, исполняющих эти поручения, так и для руководителей служб или предприятий. Причинами могут служить отсутствие понимания сути задач, этапов их выполнения или степени ответственности за них, отсутствие разграничения обязанностей между сотрудниками, потеря важной информации из-за ее разрозненности по почтовым перепискам или мессенджерам. Как результат – нарушения сроков выполнения задачи (или её этапов), отсутствие четкого контроля за исполнением задачи, в целом.

Решение:

Помочь избежать этих проблем и правильно организовать решение сложных или длительных задач поможет Автоматизированная информационная система «Управление» (Тоталити). Функционал системы Тоталити позволяет сразу, при постановке задачи, понятным языком расписать ее на промежуточные этапы, указать сроки их исполнения и закрепить исполнение этих этапов за конкретными сотрудниками. Эта функция называется «контрольный список». В разделе «Проекты», модуле «Задачи» формируется новая задача. Заполняем регистрационные данные (наименование задачи, подразделение и автор) и поручения по задаче: суть потребности (например, ремонт офиса), краткое описание её этапов или промежуточных задач. Ниже указывается исполнитель, соисполнители задачи и сотрудники, которые должны быть в курсе дел (строка «к сведению»). Таким образом, в процесс решения задачи включаются сразу все сотрудники, имеющие к нему отношение. После заполнения всех первичных данных задача регистрируется и отправляется в работу, с уведомлением всех причастных сотрудников.

После регистрации задачи автор заполняет тот самый контрольный список, где прописываются этапы общей задачи (конкретные действия по их выполнению), примечания, сроки и исполнители. Таких этапов можно расписать сколько нужно. Контрольный список позволяет разбить выполнение большой или сложной задачи на несколько более мелких, исполнение которых легче проконтролировать и избежать срыва сроков по общей задаче. Далее, в разделе «обсуждение» идёт общение между автором и исполнителями всех текущих вопросов, связанных с поэтапным решением задачи. Так же, Тоталити позволяет подгружать к задаче любые необходимые файлы (договоры, скан-копии документов, счета на оплату и т.д.) – в разделе «библиотека».

Преимущества Тоталити:

Такой способ организации решения сложных или долгосрочных задач обеспечивает четкое понимание своих обязанностей исполнителями задачи или её этапов, отсутствие затягивания сроков и перехода в «авральный режим» для решения задачи, и возможность для руководства спокойно, в «рабочем режиме», контролировать исполнение всех этапов задачи. Как результат – любая сложная задача решается в срок, не нарушая общих планов работы и развития предприятия.

Получение системы и обратная связь
Для более детального ознакомления, начала использования и приобретения системы заполните, пожалуйста, форму ниже. Мы свяжемся с Вами. Также рекомендуем ознакомиться с разделом "О системе" на нашем сайте.
Нажимая кнопку «Отправить», Вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с «Политикой обработки персональных данных».
Top