Как вести учет лицензий и ПО?

Проблема:

Большинство организаций пользуется различными программами, которые предполагают наличие лицензий. Это, например: Microsoft Office, Photoshop, 1c, и т. д. Так же, существуют лицензии на использование серверов: (vmware, oracle, windows server, и т. д.). Эти не материальные ценности так же требуют учета. Как правило, после приобретения все лицензии складываются в какие-либо файловые папки, к которым имеют доступ разные сотрудники. Впоследствии цепь поиска может быть утеряна, ответственный сотрудник может уволиться, и в итоге поиск в информационной базе предприятия или организации той или иной лицензии может стать не простым и временно затратным квестом. Руководство организации или причастные подразделения теряют на этом время, нервы и силы.

Решение:

Корректно организовать учет лицензий в организации поможет Автоматизированная Информационная Система «Управление» (Тоталити), которая позволяет учитывать и фиксировать приобретение или обновление любых лицензий, и хранение их в едином информационном поле, с разграничением прав доступа для различных категорий сотрудников.

В разделе «финансы», в модуле «ТМНЦ» заполняется вся необходимая информация о приобретаемой лицензии или ПО. Сначала в строке «категория» выбирается «Лицензии и ПО», далее заполняется вся необходимая информация по наименованию, описанию, организации-приобретателю, пользователю, статусу и т.д. Туда же можно загрузить любые файлы (счет, расписка, описание и т.д.). Впоследствии все эти документы можно или скачать, если это необходимо, или просмотреть в самой системе. Доступ к этой информации разграничивается между сотрудниками по усмотрению руководства. Сотрудники, имеющие право доступа к этой информации, могут обратиться к ней в любой момент времени.

Преимущества Тоталити:

Такой подход к вопросу учета лицензий несет явную выгоду, как руководству, так и всем причастным к этому вопросу службам организации. Это позволяет иметь четкое представление о наличие той или иной лицензии, и, при необходимости легко найти ее в системе. Как итог – у руководителя организации «не болит голова» на тему наличия лицензий на ПО или сервера, в любой момент и при любой проверке есть возможность оперативно найти и предоставить нужную информацию. Кроме того, вопрос учета лицензий не привязан к какому-то конкретному сотруднику или подразделению организации, что исключает возможность утери этой важной информации.