Как наладить хранение кадровых документов работника

Как навести порядок в хранении трудовых книжек?
Как правильно учитывать и хранить документы сотрудников компании?
Проблема:

Любая организация, не зависимо от рода своей деятельности, или численности сотрудников, помимо ежедневных рабочих задач и проектов, ежедневно сталкивается с решением кадровых вопросов. Одним из направлений этой сферы деятельности является работа с кадровыми и персональными документами сотрудников. Не каждая кадровая служба может похвастаться тем, что в вопросах хранения и учета кадровых документов у них полный порядок. Многие хранят документы на бумажных носителях, в сейфах или картотеках. При таком подходе поиск любого кадрового документа может превратиться в длительный квест. Если же копии кадровых документов хранятся в электронном виде – то это, как правило, некая папка с файлами, местонахождение которой знают только избранные сотрудники. Такой подход к вопросу хранения документов приводит к тому, что, если сотрудник компании (или руководитель организации) хочет найти любой кадровый документ – ему приходится каждый раз обращаться в кадровую службу или начинать самостоятельные длительные поиски.

Решение:

Автоматизированная Информационная Система «Управление» (Тоталити) помогает решить вопрос с хранением кадровых документов довольно просто и максимально эффективно. Достигается это за счет грамотной организации сбора документов на этапе приёма сотрудника на работу, и отлаженной схемой последующего хранения этих документов.

В процессе приёма сотрудника на работу происходит сбор и структурирование, как личных документов сотрудника (паспорт, документ об образовании и т.д.), так и кадровых документов (приказ о приёме на работу, трудовой договор и т.д.). При этом на сотрудника сразу заводится личная карточка, куда прикрепляются копии всех этих документов. В дальнейшем вся информация о сотруднике хранится в информационном модуле «Организации», раздела «Проекты». Рассмотрим этот модуль более подробно.

При открытии модуля «Организации» пользователь видит информационное поле с несколькими подразделами: реквизиты компании, работники, контакты, реестр ТМНЦ и т.д. В подразделе «работники» и находятся, как список всех сотрудников организации, так и личные карточки каждого сотрудника. При нажатии на фамилию сотрудника на экране появляется его личная карточка со всей информацией: фото сотрудника, ФИО, должность, контактные данные, дата рождения. Ниже находится раздел «документы». В этом разделе и хранятся все кадровые и личные документы сотрудника. Любой документ доступен к скачиванию. Рядовые сотрудники видят только свои документы, а в личных карточках других сотрудников им доступна лишь первичная информация: фото, ФИО, должность, контакты, дата рождения. При этом, полный доступ ко всем личным карточкам, любое редактирование профиля или личной карточки сотрудника есть только у администраторов системы или у кадровиков. Регулируется этот вопрос системой прав доступа Тоталити.

Такая схема хранения документов позволяет любому сотруднику компании найти свои кадровые документы, без обращения в кадровую службу или к руководству организации. А при внесении каких-либо изменений, кадровая служба может легко и быстро внести эти изменения в список документов сотрудника.

Преимущества Тоталити:

Применение АИС «Управление» (Тоталити) для хранения кадровых документов сотрудников значительно упрощает жизнь кадровой службе и дает наглядный и простой алгоритм поиска своих документов любому сотруднику организации.

Получение системы и обратная связь
Для более детального ознакомления, начала использования и приобретения системы заполните, пожалуйста, форму ниже. Мы свяжемся с Вами. Также рекомендуем ознакомиться с разделом "О системе" на нашем сайте.
Нажимая кнопку «Отправить», Вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с «Политикой обработки персональных данных».
Top